Обучение промышленной безопасности
Правила работы с документами
Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.
1. Общие положения
1.1. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.
________________
Далее — рекомендации.
1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.
Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (п.7) утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации N 1562 от 28 декабря 1998 года, согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.
1.4. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.
Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:
— создание и редактирование документов;
— передачу и прием документов;
— регистрацию документов;
— организацию и ведение справочно-поисковых систем;
— контроль за движением документов;
— контроль исполнения документов;
— организацию хранения документов.
Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.
1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.
Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).
2. Документирование и правила оформления документов
2.1. Состав управленческих документов
2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.
2.1.2. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы (правовые акты): постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.
В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.
Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы. Правила работы с документами - в помощь специалистам, работающим с документами.
Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.
Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Инструкция — правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.
Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.
Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.
2.1.3. В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.
Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.
Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов.
2.1.4. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.
Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и/или управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, разделами табеля могут быть «Отдел кадров», «Договорный отдел», «Отдел инвестиций» и т. п. или «Распорядительная деятельность», «Договорная деятельность», «Управление кадрами организации» и т. п.
В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации (приложение 2).
Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.
2.1.5. Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.
Ведение Табеля, т. е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.
2.2. Требования к бланкам управленческих документов
2.2.1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.
2.2.2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 (210×297), А5 (148×210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 (297×420).
2.2.3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.
2.2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
2.2.5. Для организации устанавливаются следующие виды бланков:
— общий бланк (приложение 3);
— бланк письма (приложение 4 и 5);
— бланк конкретного вида документа (если их изготовляется более 200 в год (приложение 6).
Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).
2.2.6. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
2.2.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка.
2.2.8. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т. п. нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.
2.2.9. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1–2 интервала.
2.2.10. Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.
2.3. Оформление стандартных реквизитов
управленческих документов
2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.
2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).
2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.
Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».
2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Например:
Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля 1995 года N 4–12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:
органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;
окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;
районными управлениями органов исполнительной власти города;
органами власти района — районной управой;
представительствами органов исполнительной власти города;
комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.
2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.
6.1.9. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации являются названия ее подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).
6.1.10. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются также дела временно действующих органов.
6.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01–05, где 01 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле (программы, списки, доклады и т. д.).
Пример: «Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседания совета директоров компании».
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе.
Пример: «Протоколы заседания конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты)
Пример: «Отчеты комиссии по занятости за 2002 год.».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.
________________
См. указание к «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000. — стр. 8), п.2.5.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».
6.1.12. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.
6.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
6.2. Формирование дел
6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.2. Дела в организации формируются при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ, при методической помощи архива организации.
6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
— помещать в дело только исполненные документы, соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, учебных заведений, театров, историй болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;
— раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих основаниях;
— каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты);
— в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
— по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д.
6.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), группировать в отдельные дела;
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т. д.
6.2.7. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.
6.3. Оформление дел
6.3.1. Оформление дел проходит два этапа: при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, внутренней описи, брошюровку документов в дела.
Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 15);
— нумерацию листов в деле;
— составление листа- заверителя дела (приложение 16);
— составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 17);
— подшивку и переплет дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается листы дела не нумеровать, листы-заверители дела не составлять, дела хранить в скоросшивателях. Обязательно заполняется реквизитами обложка дела.
6.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела, — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.); дата дела — указываются годы заведения и окончания дела.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за…год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.3.4. Нумерация листов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
6.3.5. Заверительная надпись дела
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
6.3.6. Внутренняя опись документов дела.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.3.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6.4. Обеспечение сохранности и учета документального фонда,
доступа к документам фонда организации
6.4.1. С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
6.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:
— создание оптимальных условий хранения документов и дел;
— размещение дел;
— проверка наличия и состояния документов и дел;
— соблюдение порядка выдачи дел;
6.4.3. Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях.
Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
6.4.4. Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации.
6.4.5. Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т. д.)
В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 18).
6.4.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст.13.20).
6.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его карта-заместитель (приложение 19), которую помещают на место выданного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование (приложение 20).
Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.4.8. Оперативное хранение электронных документов и баз данных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.
Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и год создания.
Например: «01–20.2003»
Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок.
Например: «Письмо N 23–1 от 31.10.2003 «Об утверждении сроков работ».
Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием электронных документов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих электронных документов.
Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите ЭД.